مدیریت سبز

اهم اقدامات مدیریت تحصیلات تکمیلی در راستای مدیریت سبز در سال 1401

الکترونیکی کردن کامل پرونده دانش آموختگان و حذف پرونده فیزیکی
پیش خوانی کردن موارد باقی مانده آموزشی دانشجویان تحصیلات تکمیلی
فرایند های ثبت نام و پذیرش ب دانشجویان تحصیلات تکمیلی از طریق سامانه گلستان و ذانشجویان بین الملل از طریق اتوماسیون

مدیریت سبز به تفکیک اداره ها
اداره ثبت نام و پذیرش
فرایندهای ثبت نام الکترونیکی نودانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری از طریق سامانه گلستان انجام می شود.
فرایند ثبت نام معرفی شدگان مصاحبه دکتری از طریق سامانه گلستان انجام می شود.
فرایند ثبت نام با تاخیر از طریق پیشخوان خدمت سامانه گلستان انجام می شود.
جایگزینی کاربرگ فیزیکی اعلام ظرفیت پذیرش دانشجو از طریق ارسال فرم و فایل اکسل در اتوماسیون اداری
فرایند درخواست تاییدیه تحصیلی مقطع قبل از طریق استعلام سامانه سجاد
فرایند پذیرش دانشجویان بین الملل از طریق اتوماسیون اداری
اداره آموزش مقطع دکتری
کلیه درخواست های امور آموزشی و پژوهشی دانشجویان دکتری (اعم از درخواست تصویب برنامه آموزشی - پژوهشی، درخواست ارزیابی کتبی جامع، درخواست دفاع از پیشنهاده پژوهشی، درخواست های شورای آموزشی و درخواست کمیسیون، درخواست تمدید سنوات ترم نهم و دهم، درخواست مرخصی استعلاجی دوران بارداری و شیردهی، درخواست انصراف از تحصیل، درخواست دفاع از رساله دکتری ،درخواست تحویل رساله و تشکیل پرونده الکترونیکی) به صورت الکترونیکی از طریق پیشخوان سامانه گلستان انجام می شود.
اداره آموزش مقطع کارشناسی ارشد
کلیه درخواست های امور آموزشی و پژوهشی دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد (اعم از درخواست تصویب پیشنهاده پژوهشی (پروپوزال) و انتخاب موضوع و تعیین استاد راهنما، درخواست های شورای آموزشی(درخواست زیر حد نصاب واحد درسی، حذف درس، حذف ترم با احتساب در سنوات، اخذ درس بصورت معرفی به استادو...) و درخواست کمیسیون(اعم از درخواست مرخصی بدون احتساب در سنوات ، تمدید سنوات ترم هفتم، بازگشت به تحصیل، تعیین تکلیف وقفه های تحصیلی و...)، درخواست تمدید سنوات پنجم و ششم، درخواست مرخصی استعلاجی دوران بارداری و شیردهی، درخواست انصراف از تحصیل، مرخصی با احتساب در سنوات، درخواست دفاع ازپایان نامه ، تحویل پایان نامه، تشکیل پرونده الکترونیکی به صورت الکترونیکی از طریق پیشخوان سامانه گلستان انجام می شود. همچنین ارسال مدارک به کمیسیون استان و انجام امور لغو تعهد خدمت و آموزش رایگان از طریق سامانه سجاد انجام می شود.
اداره دانش آموختگان تحصیلات تکمیلی
- راه اندازی پیشخوان دانشنامه المثنی و ریزنمرات.
- الکترونیکی شدن پاسخ استعلامات مدیریت حراست که پیش از این به صورت فیزیکی صادر می شد از طریق تعریف الگوی نامه محرمانه در اتوماسیون اداری.
- پیشنهاد و پیگیری های متعدد برای درج مهر الکترونیکی در برخی از نامه های دانش آموختگان از جمله گواهی معدل، گواهی رتبه و نامه انجام مراحل فارغ التحصیلی جهت بهبود فرایند و الکترونیکی شدن کامل آن.
- راه اندازی پیشخوان گواهی موقت المثنی .
- پیگیری جهت الکترونیکی شدن فرایند تحویل کارت دانشجویی دانش آموختگان از طریق درج اعتبار کارت دانشجویی و ابطال کارت در فرایند الکترونیکی تسویه حساب به منظور تسهیل در امور دانش آموختگان و چابکی فرایند صدور و ارسال پستی مدارک تحصیلی.
- اصلاح گزارش 4273(صدور گواهی موقت) از طریق درج کد ملی دانش آموختگان در مدرک گواهی موقت جهت تسهیل در جستجوی الکترونیکی کد صحت در سامانه سجاد از طریق کد ملی.

- مشارکت در تهیه دستورالعمل در خصوص پرونده الکترونیکی دانشجویان.

اداره استعداد درخشان

همه درخواستهای دانشجویان استعداد درخشان شامل گواهی پذیرش، گواهی حمایت مالی از مقالات، گواهی دستیار آموزشی و سایر درخواستهای دانشجویان مشمول بهره مندی از تسهیلات آموزشی دانشجویان استعداد درخشان و تسهیلات بنیاد نخبگان و ... به صورت الکترونیکی از طریق رایانامه دریافت و از طریق ایمیل پاسخ داده می شود.
فرایند پذیرش و ثبت نام دانشجویان استعداد درخشان در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری و تائید صلاحیت عمومی دانشجویان استعداد درخشان نیز از طریق سامانه گلستان انجام می شود.

درخواست های مربوط به دانشجویان استعداد درخشان که تایید گروه آموزشی و دانشکده را نیاز دارد از طریق اتوماسیون اداری انجام می شود.

مدیریت برنامه‌ریزی و توسعه آموزشی

به روز رسانی پیشخوان حق التدریس در سامانه گستان در راستای کاهش مصرف کاغذ و سرعت و سهولت در انجام کار.
انجام کلیه امور مربوط به شهریه دانشجویان به صورت سیستمی و همچنین استرداد شهریه( از طریق پپیشخوان خدمت در سامانه گلستان) .
مکانیزه شدن فرایندهای آموزشی ذیل علاوه بر فرایندهای قبلی با اهداف ذیل :
1) ارسال درخواست دانشجویان به صورت الکترونیکی
2) تعریف قوانین و مقررات پیشخوان های خدمت در سامانه گلستان
3) کاهش تردد دانشجویان به دانشگاه در مواقع حساس
4)افزایش اثربخشی و کارایی
5) همسو سازی فرایندها با استراتژی های سازمانی
6) در صورتی که از فرایند به طور صحیح استفاده شود افزایش سرعت و کارایی سازمانی را خواهیم داشت.
7) تصمیم مبتنی بر مشاهده مستندات و درخواستهای الکترونیک
8) تهیه اسناد راهنما و دستورالعملهای راه اندازی فرآیندها در سایت دانشگاه و صفحه اول گلستان بارگذاری شده است.
دریافت مدارک مدرسان مدعو به صورت الکترونیکی و جلوگیری از ارسال مدارک فیزیکی
ایجاد بانک خدمات اجرایی تمامی اطلاعات ثبت شده در سامانه¬ی گلستان ( با هدف: به روز بودن اطلاعات، تسهیل در دسترسی به داده¬ها و اطلاعات مورد نیاز، تهیه¬ی گزارش¬های مورد نیاز و مدیریت سبز برای جلوگیری از بایگانی دستی و پرینت احکام)
تمامی مکاتبات، یادداشت¬ها و پیگیری¬ها از طریق اتوماسیون اداری و سامانه گلستان انجام می¬شود.
برای تفکیک کاغذ از دیگر زباله¬های (تر و خشک) مکانی در دفتر کار در نظر گرفته شده است.
برای استفاده بهینه از مصرف انرژی و صرفه¬جویی در ایام گرم تابستاناز نور طبیعی روز استفاده می¬کنیم و لامپ¬های اتاق در صورت نیاز روشن می¬شود.
پیشخوان خدمت تعیین اولیه استاد راهنمای دانشجویان( مقطع کارشناسی ارشد)
پیشخوان خدمت درخواست مرخصی با احتساب ( مقطع کارشناسی ارشد)

پیشخوان خدمت درخواست گواهی موقت المثنی و ارسال پستی آن

مدیریت خدمات آموزشی – اداره آموزش

فرایند ثبت نام الکترونیکی نودانشجویان کارشناسی از طریق سامانه گلستان انجام می شود.
جایگزینی کاربرگ فیزیکی اعلام ظرفیت پذیرش دانشجو از طریق ارسال فرم و فایل اکسل در اتوماسیون اداری
فرایند پذیرش دانشجویان بین الملل از طریق اتوماسیون اداری
امور لغو تعهد خدمت و آموزش رایگان در سامانه سجاد
ارسال کاربرگ معادل سازی از طریق اتوماسیون اداری
ارسال کاربرگ گواهی رتبه 20 درصد برتر از طریق اتوماسیون اداری


مکانیزه سازی و راه اندازی پیشخوان های خدمت فرآیندهای آموزشی :
پیشخوان درخواست درس کارآموزی/کارورزی
پیشخوان درخواست های کمیسیون موارد خاص ( تمدید سنوات ، بازگشت به تحصیل ، ادامه تحصیل دانشجو مشروطی، حذف ترم بدون احتساب در سنوات و انتقال به دانشگاه الزهرا و ....... )
پیشخوان درخواست های شورای آموزشی ( معرفی به استاد درس عملی، مجوز زیر حدنصاب، حذف درس عملی ، حذف ترم با احتساب در سنوات و اخذ مدرک کاردانی و ...... )
پیشخوان انصراف از تحصیل
پیشخوان مرخصی با احتساب در سنوات
پیشخوان مرخصی استعلاجی بارداری
پیشخوان مرخصی شیردهی
پیشخوان اخذ درس مطالعه آزاد
پیشخوان تمدید سنوات ترم 10
فرآیند الکترونیکی درخواست مهمان تکدرس از سایر دانشگاه ها به دانشگاه الزهرا
پیشخوان ثبت نام با تاخیر